Katru dienu rekordtempā tiek izveidoti 2,5 kvintiljoni baitu datu. Tā kā noteikumi un neierobežotie informācijas apjomi palielinās vienlaicīgi, jo vairāk mūsdienās uzņēmumiem ir obligāti jābūt ierakstu glabāšanas grafikam.
Tomēr daudzi uzņēmumi joprojām turas pie dokumentu glabāšanas termiņiem, kas pārsniedz to mērķi. Ja saglabājat dokumentu saglabāšanas politiku, organizācija tiek pakļauta nevajadzīgam riskam un privātuma likumu neievērošanai.
Ierakstu saglabāšanas grafika vērtība
Lietvedības saglabāšanas grafiks ir sistemātisks plāns, kas nosaka, cik ilgi informācija jāsaglabā, ievērojot juridiskās un darbības prasības, un pamatnostādnes, kā to izmest. Uzņēmumi ievieš ierakstu glabāšanas grafikus, lai uzturētu atbilstību normatīvajiem aktiem, kā arī nodrošinātu, ka iznīcināšanas metodes ir juridiski pamatojamas. Būtībā saglabāšanas grafiks ir pamats stabilai informācijas informācijas pārvaldības (RIM) programmai, kas pārvalda ierakstus visā to dzīves ciklā.
Veiksmīgi ieviešot dokumentu glabāšanas grafiku, uzņēmumi var izmantot šādas priekšrocības:
- Kontrolējiet ierakstu eksponenciālo pieaugumu
- Jāievēro normatīvās un likumā noteiktās prasības
- Ātri un efektīvi atrodiet un izgūstiet dokumentus
- Samaziniet tiesvedības riskus
- Tālāk ir sniegtas dažas vadlīnijas, kas palīdzēs jums ieviest efektīvu sava uzņēmuma ierakstu saglabāšanas grafiku:
Kā ieviest dokumentu glabāšanas grafiku
- Iestatiet universālo saglabāšanas grafiku
Organizācijai jāplāno universāls visu departamentu saglabāšanas grafiks. Saglabāšanas grafiks jāstrukturē pēc klasifikācijas shēmas, lai līdzīgus ierakstus sagrupētu plašākās kategorijās, nosakot konsekvenci un atbilstību. Ierakstu klases var ietvert ierakstus, ierakstus, svarīgus ierakstus un arhīvu ierakstus.
Organizējot sava uzņēmuma informāciju kategorijās, varat noteikt augstākas nozīmes ierakstus un noteikt atbilstības nodrošināšanai nepieciešamos glabāšanas periodus. Ierakstu kategorizēšana arī atvieglo to dokumentu atrašanu, piekļuvi tiem un to iznīcināšanu, kuri ir sasnieguši to dzīves ciklu.
- Noteikt dokumentu glabāšanas periodus
Glabāšanas grafika grafiks ir laika ilgums informācijas līdzekļu glabāšanai. Tas, cik ilgi jūs glabājat savus ierakstus, būs atkarīgs no jūsu biznesa, nozares, ierakstu veida un atbilstības prasībām, kas saistītas ar datiem.
Tā kā katrs organizācijas departaments izveido un pārvalda dažāda veida informācijas formātus, tostarp papīra un elektroniskos, jūsu glabāšanas periodā tiks ņemta vērā arī jūsu iekšējā informācijas pārvaldība un ierakstu pārvaldības politika. Pirms saglabāšanas periodu noteikšanas konsultējieties ar savu advokātu vai nodokļu speciālistu, lai pārskatītu jūsu uzņēmuma apstākļus, lai viņi varētu jums pareizi sniegt informāciju par lietvedības un federālo un štatu saglabāšanas prasībām.
- Ieviesiet utilizācijas grafiku
Kad būsiet izlēmis par katra dokumenta veida glabāšanas periodu, vēlēsities pārliecināties, ka tie tiek neatgriezeniski izmesti ar izvietošanas grafiku. Lai izvairītos no identitātes zādzībām un aizsargātu sensitīvu uzņēmējdarbības informāciju, noteikti iznīciniet vai sasmalciniet biznesa ierakstus droši. Lai nodrošinātu visaugstāko drošības līmeni, izvēlieties izmantot smalcināšanas pakalpojumus uz vietas ar iznīcināšanas sertifikātu, lai detalizēti aprakstītu datumu un dokumentu iznīcināšanas metodes.
Turklāt meklējiet ārpakalpojumu sniedzēju, kas piedāvā dokumentu pārvaldības sistēmu, lai automātiski aprēķinātu saglabāšanas datumus. Lietvedības sistēma aprēķina iznīcināšanas datumus, pamatojoties uz ievadītajiem datiem, piemēram, ierakstu klasifikācijas kodiem, saglabāšanas grafikiem un ierakstu izveides datumiem.
- Pārskatiet un periodiski atjauniniet
Ar noteikumu un juridisko prasību progresēšanu ir ieteicams periodiski pārskatīt saglabāšanas grafikus un politikas. Katru reizi, kad notiek pārskatīšana, noteikti apsveriet visas likumā noteiktās izmaiņas, kas ietekmē saglabāšanas periodus.
Attīstoties jūsu biznesa procesiem un politikām, iespējams, vēlēsities pārvērtēt arī dažādu ierakstu kategoriju izmantošanu un to saglabāšanas laiku. Pielāgojot saglabāšanas periodu, lai tas atbilstu jūsu pašreizējām ierakstu grupām, varat samazināt uzglabāšanas izmaksas, saglabāt tikai būtisku uzņēmējdarbības informāciju un izmest novecojušus dokumentus.
Lai rentabla pieeja ilgtermiņa saglabāšanai un piekļuvei ierakstiem, jūsu uzņēmums varētu vēlēties apsvērt arī digitālās krātuves risinājumu. Izmantojot ierakstu glabāšanas un pēc pieprasījuma skenēšanas pakalpojumu kombināciju, jūs varat ietaupīt vietu un droši uzglabāt dokumentus ārpus uzņēmuma ar digitālu piekļuvi tiem, kad tas jums nepieciešams.
- Laiks līdz izlaišanai
Kad pienāk īstenot saglabāšanas grafiku, ir svarīgi atcerēties, ka tas nav tikai vienreizējs ieviešana. Saglabāšanas grafiks ir jāievada uzņēmuma infrastruktūrā un jāsaskaņo ar jūsu dokumentu pārvaldības programmu.
Visiem darbiniekiem paredzēta visaptveroša apmācība un nepārtraukta izglītība nodrošina viņu izpratni par saglabāšanas politiku